Berapa banyak program kerja kita macet hanya gara-gara kegagalan komunikasi diantara orang-orang yang terlibat didalamnya? Berapa kali kita terperangkap dalam konflik dengan departemen lain hanya lantaran rajutan komunikasi yang berantakan?

Sialnya, banyak orang menganggap remeh soal komunikasi, dan memandang ketrampilan ini sebagai sesuatu yang “given”, dan karenanya tidak perlu ditelisik dengan penuh kesungguhan. Padahal kita tahu, mayoritas waktu kerja kita berisikan percakapan dengan orang lain.

Dinamika kerja mungkin akan menjadi lebih indah terjalin kalau saja kita mau mendedahkan sedikit waktu untuk mempelajari prinsip sederhana dari komunikasi.

Baiklah, sebelum kita menjelajah jauh mengenai sejumlah tips kunci dalam membangun komunikasi produktif, ada baiknya kita mengingat 3 prinsip dasar komunikasi berikut ini :

1. Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali menentukan hasil komunikasi. Sebab itulah selalu pilih cara yang pas dan santun untuk mulai mengemukakan gagasan kita, apalagi jika gagasan ini kita anggap penting bagi kemajuan bersama.

2. Cara kita menyampaikan pesan selalu berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu diterima dan dipahami. Hmm. Sebuah prinsip yang layak kita kenang selalu.

3. Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan. Diskomunikasi acap terjadi karena kegagalan memahami fiolosofi yang terkandung dalam prinsip ini.

Tiga prinsip diatas sungguh sederhana, namun sekaligus bersifat fundamental. Mungkin kita perlu memasang tiga prinsip itu di dinding ruang kantor, agar semua orang bisa selalu mengingat, menyerap dan mempraktekannya.

Setelah menjejak tiga prinsip komunikasi diatas, kita barangkali perlu juga mengetahui ada beragam langkah praktis yang bisa diusung agar komunikasi kita menjadi lebih elegan.

Tips praktis yang pertama adalah ini: Tiada salahnya jika kita selalu memperhalus kata-kata ‘kamu’ untuk menghindari suara yang seolah menekan. Sebagai ganti dari : ‘Kamu harus…’, katakan ‘Dapatkah anda…’ atau ‘Dapatkah anda melakukan …’ Ucapan yang kedua tentu terasa lebih santun.

Tips 2 : Fokus pada solusi, bukan pada masalah. Sebagai ganti dari ‘Waktu untuk sosialisasi telah habis…….’, katakan ‘Saya akan mencari alternatif solusi agar kegiatan sosialisasi bisa terus berjalan….’ Jadi kelak ketika kita terbentur pada masalah, paksa otak kita untuk berpikir mencari solusi, dan bukan berulangkali mengucapkan masalah, masalah dan masalah……Betapa seringnya kita mendengar orang dengan mudah berbicara tentang masalah……dan gagal membentangkan solusi. Berbicara tetang solusi selalu akan lebih produktif daripada terpaku pada masalah.

Tips 3 : Mengambil tanggung jawab – dan bukan sekedar menyalahkan. Sebagai ganti dari ‘Ini bukan kesalahan saya’ atau ‘Ini kesalahan bagian lain’, katakan ‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal itu’. Langkah ini sungguh terasa penting, sebab betapa seringnya kita mendengarkan omelan di kantor yang saling menyalahkan (dan oh, memang menyalahkan orang lain itu mudah dilakukan dan mungkin terasa nikmat…..). Namun pola komunikasi semacam ini tentu hanya akan meninggalkan suasana kerja yang kelam dan tidak mencerahkan.

Karena itu, please remember : kelak ketika dihadapkan pada situasi seperti diatas, ucapkan kalimat : Apa yang bisa kita lakukan bersama untuk mengatasi kegagalan ini. Ucapan semacam ini jauh lebih produktif, daripada membuang waktu untuk saling menyalahkan. Lenyapkan kosa kata “saling menyalahkan” dari kamus otak Anda.

Tips 4 atau terakhir : Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh. Sebagai ganti dari ‘Bukan, pendapat Anda salah’, katakan ‘Saya melihatnya seperti ini….’ Atau : ‘Apakah kita bisa mempertimbangkan pandangan seperti ini……’. Menghargai pendapat orang lain, sambil mengucapkan pandangan alternatif dengan santun akan membuat proses rapat atau meeting menjadi lebih komunikatif….dan tidak sekedar buang waktu bedebat kusir.

Demikianlah empat tips praktis dan sederhana tentang komunikasi yang berfokus pada solusi. Sederhana rasanya, namun sayang kita acap menyepelekannnya, atau melupakannya. Padahal corak komunikasi kita dengan rekan sekantor pasti akan lebih keren kalau kita bisa mempraktekkan empat tips sederhana itu.

Jadi, cobalah distribusikan dan share tulisan ini kepada segenap rekan kantor Anda. Semoga kelak semua karyawan di kantor Anda bisa menjadi insan-insan yang produktif dalam berkomunikasi.

sumber: http://strategimanajemen.net/2010/05/17/solution-based-communication-skills/#more-803